Як стати своїм у колективі: 10 заповідей внутрішньої комунікації
Протягом останнього десятиліття правила внутрішньої комунікації докорінно змінилися. Потужний розвиток комунікаційних засобів, глобалізація інформаційного простору, розмиття меж work-life balance продиктували нові умови для побудови внутрішнього діалогу з командою.
Одним із переломних моментів комунікаційної політики стала пандемія, яка буквально змусила весь світ сидіти вдома. Оговтавшись від шоку й опанувавши дистанційні комунікативні інструменти раптом виявилося, що такий формат роботи може бути зручним не лише для інтровертів. Тепер межі робочого й особистого, коли працювати можна з дивану у вітальні, стали ще більш розмитими.
Змінило внутрішню комунікацію і повномасштабне вторгнення росії. Комунікація стала менш формальною, більш чуйнішою та відкритішою. Тепер індивідуальні запити колег не сприймаються як примха чи особливе ставлення, а є нагодою вберегти цінного працівника, допомогти йому впоратися з емоційними, психологічними чи навіть безпековими викликами, спровокованими війною. За загальним правилом, комунікаційні політики спростилися, стали менш суворими, офісна атмосфера – більш неформальною, а спілкування в офісному житті, об’єднане спільним ворогом, потеплішало. А ще, люди почали більше цінувати свій час – це також вплинуло на робочі комунікації.
Чому варто дотримуватись певних правил у внутрішніх комунікаціях і які 10 заповідей у цій сфері не варто порушувати, розповіли Mind директор департаменту кадрового супроводу та HR компанії Nota Group Яна Декусар і керівник із маркетингу та піару компанії Віолетта Гарбар.
Опрацювання будь-якої інформації (позитивної чи негативної) потребує зусиль від організму. Постійне напруження мозку під час отримання нової інформації призводить до психічного виснаження. Уявіть собі, ви можете споживати навіть позитивні новини і при цьому емоційно виснажуватися. Річ у тім, що цієї інформації стало забагато.
Війна не додає позитивних новин, навпаки, повідомлення про втрати на фронті та серед цивільного населення, наслідки чергових масованих ракетних ударів боляче резонують у кожному з нас. Ми маємо свідомо підходити до множення інформаційного шуму, особливо в час емоційних потрясінь.
Відповідальність за це лежить на кожному з нас. Інформаційна гігієна має стати певним внутрішнім фільтром заради себе й заради тих, хто нас оточує.
Комунікація з колегами забирає левову частину робочого дня, а іноді й вечора. Тож перша заповідь, якої треба дотримуватися в офісі або в офіційних чи неформальних робочих чатах, – зменшити обсяг зайвої, несуттєвої, неважливої інформації, не відволікати колег від виконання їхніх основних завдань. Намагайтеся уникати новин про війну. Більшість ваших колег із доступом до інтернету мають можливість самостійно оновлювати новинні стрічки. При цьому вони мають право самі обирати, чи потрібна їм ця інформація, у яких обсягах і наскільки часто.
До офісного інформаційного шуму можна віднести також:
Як обмежити себе від інформаційного шуму?
Оберіть час (один раз чи двічі на добу), коли вам хочеться почитати новини. Щоб цей вибір став звичкою, зробіть його частиною якогось ритуалу. Наприклад, читайте стрічку новин, коли п’єте чай чи каву в обід.
Окрім внутрішнього спілкування, часто доводиться долучатися до ділової комунікації. Основними орієнтирами ділової комунікації є такі:
Здавалося б, такі прості й всім зрозумілі правила, але ними кожен із нас часто нехтує у професійному чи особистому житті. Спокуса донести своє міркування до інших вух може бути настільки великою, що ми будемо перефразовувати цю думку знову й знову.
І головне, пам’ятаймо – у часи підвищеного інформаційного шуму кожен із нас може зробити щось для мінімізації зайвої інформації.
Перехід на дистанційний режим роботи, постійні zoom-зустрічі, десятки електронних листів і сотні повідомлень у месенджерах стали красномовним свідченням того, що «докризові» комунікаційні інструменти більше не діють.За останнє десятиліття суттєво змінилися комунікаційні тренди. Один із них – телефонувати лише в крайньому разі.
Справжнім моветоном вважається так звана подвійна комунікація: відправити лист на електронну скриньку чи повідомлення в месенджер, а потім зателефонувати й повідомити про відправлення цього листа чи повідомлення. А те, що на голосові повідомлення можна відповідати картинкою з QR-кодами, – уже стало потішним мемом. У всьому цьому має бути міра.
Авжеж, якщо у вас важливе і термінове повідомлення, краще зателефонувати чи вдатися до «подвійної комунікації». Головне цим не зловживати.
Спробуємо зорієнтувати з найоптимальніших каналів комунікацій.
По-перше. Усі важливі перемовини й обговорення ведуться в поштовій скриньці. Одна з причин – у месенджерах повідомлення можна видалити. А електронний лист – це документ, який фіксує всі домовленості і може за потреби слугувати доказом у суді. Крім того, поштові агенти мають зручний пошук і там складно загубити той чи інший важливий лист.
По-друге. Не вважається правилом хорошого тону телефонувати незнайомій людині. І насправді в епоху існування десятків месенджерів, цього ніхто не любить. Ви готуєтеся до потенційної телефонної розмови, а ваш співрозмовник – ні. Спонтанні запитання навряд чи стануть запорукою побудови конструктивного діалогу. Своїм несподіваним дзвінком ви ставите людину «по інший бік дроту» в незручне становище й ризикуєте зіпсувати перше враження про себе, навіть якщо після цього ви напишете класного і змістовного електронного листа.
Зрештою, дедалі частіше телефонний дзвінок асоціюється з чимось неприємним – «щось трапилося». Це, мабуть, перше, що спадає на думку, коли на екрані телефона висвітлюється контакт керівника чи колеги, з яким зазвичай спілкуєтеся лише в месенджерах. А дзвінок із невідомого номера може завдати ще більше клопоту. Банк пропонує кредит, нав’язливі інтерв’юери просять долучитися до опитування, школа англійської (всоте!) пропонує пройти навчання – усе що завгодно, крім приємної розмови.
У професійних колах діє негласне правило: не телефонуй, якщо питання не горить і його можна розв’язати листуванням. Інакше дзвінок може бути розцінений як втручання в зону комфорту чи на особисту територію. Навіть якщо про це не скажуть, вони про це замисляться. Краще напишіть – так ви не дратуватимете людину своїм вторгненням і дасте їй час обміркувати відповідь.
Звичайно, є робочі моменти, які вимагають негайного втручання, авжеж є нюанси, які простіше пояснити у слухавку. Іноді треба нагадати про себе. А часом квапити когось за допомогою дзвінків – це і є ваша основна робота. Та все це примітки до основного правила. Є ще винятки – і це особисті контакти: батьки, найближчі друзі, з якими звичка особистого спілкування вироблялася роками й стала вкоріненою частиною вашої комунікації. Усе інше – не в радість ані вам, ані вашому співрозмовнику. Тож не забувайте: етикет сучасності – телефонувати якомога рідше.
По-третє. Голосові повідомлення – це вбивці внутрішньої комунікації. Голосові повідомлення є прийнятними, якщо хочеться почути голос коханої людини чи іншого способу прокомунікувати з другом, окрім як записати аудіо, у природі не існує. Але немає такої штатної ситуації, яка б виправдовувала надсилання голосового повідомлення в загальний робочий чат колег. У роботі головне чіткість поставлених завдань і висловлювань, а не глибина чи тембр вашого голосу.
По-четверте, дотримуйтеся дистанції. Це правило людство засвоїло ще з часів пандемії. Але в онлайн-комунікаціях також слід дотримуватися дистанції. І кожен комунікаційний інструмент (імейл, месенджер, телефонний дзвінок) має свою дистанцію:
Також не варто забувати про такі елементарні правила, як писати колегам по роботі лише в робочий час, якщо інше не було обумовлено заздалегідь. Якщо ж усі учасники завдання попередньо домовилися відправляти матеріали в міру їхньої готовності навіть поза робочим часом, і це лише прискорить досягнення загального результату, у такому разі у вас є «зелене світло» писати в будь-який час, якщо це не буде порушенням ділового етикету. Якщо ж такої домовленості не було, вирішуйте питання лише в робочі години.
Часто причиною множення інформаційного шуму є надходження листів, які вас не стосуються, долучення до чатів чи груп, у яких обговорюються нерелевантні вам питання. У цієї медалі є другий бік: ретельно обирайте, кого ставити в копію вашої ділової переписки, кого додавати в черговий робочий чат чи запрошувати в групу або на подію в фейсбуці.
Окрім того, потрібно чітко розмежовувати потребу написати те чи інше повідомлення в загальну групу співробітників чи колезі особисто; обговорювати те чи інше питання з колегою наодинці чи при всіх. А як працювати з конфліктними ситуаціями, акцентувати на помилці, яку допустив колега, надавати зауваження – приватно чи назагал?
Індикатором відповіді на ці запитання може бути кількість адресатів.
Якщо ваше повідомлення стосується конкретного колеги – напишіть йому особисто. Якщо ж питання стосується групи колег – краще обговорити все в загальному чаті, аби уникнути переказувань чи хибних інтерпретувань чужих відповідей. Так само й з конфліктами – ефективніше вирішувати їх із безпосередніми учасниками непорозуміння.
Будь-які зауваження варто робити тет-а-тет, а не публічно. Якщо ваша претензія виявиться необґрунтованою, доведеться так само публічно спростовувати інформацію чи перепрошувати. Якщо є можливість зустрітися, то особиста зустріч може виявитися ефективнішою за листування – ви зможете бачити реакцію людини.
Важливо зважати й на формат зауваження: якщо ви хочете конфлікту, ви звинувачуєте. Якщо ж прагнете уникнути конфлікту, робіть акцент не на своїх особистих бажаннях і невдоволенні, а на загальному завданні.
Пам’ятайте, що плітки й чутки не є ефективною комунікацією в офісі чи в електронному спілкуванні з колегами. Тож навіть якщо ви пишете одній людині в приват – пишіть лише те, чим можна поділитися з іншими. Уникайте таких формулювань і слів, за які вам може бути совісно перед колегами, якщо ваше повідомлення буде переслано іншим.
Просте правило, яким часто нехтують – робочі чати для роботи.
В умовах ві
- Последние
- Популярные
Новости по дням
5 мая 2024
